Personeelsmanagement gaat over de manier waarop de organisatie haar medewerkers inzet, stimuleert en ontwikkelt om haar strategie en beleidsdoelstellingen te realiseren.

In bedrijfskundige termen kunnen we op twee manieren naar medewerkers kijken: vanuit organisatie perspectief en vanuit individueel perspectief.

Het organisatieperspectief beschouwt een medewerker als ‘resource’. Er bestaat –vanuit de processen– een zekere vraag naar personele resources waarbij het primair gaat om de kwaliteit en kwantiteit van competenties (kennis en vaardigheden). Daar staat een zeker aanbod aan personeel tegenover. Ook daar gaat het om competenties vanuit de leverende kant, maar ook om de bredere vraag hoe we met ons personeel om gaan. Hoe moeten we ze ontwikkelen en belonen, hoe zorgen we voor hun welzijn en veiligheid zodat we nu en op termijn over een optimaal personeelsbestand beschikken.

Het individueel perspectief beschouwt de medewerker als –interne– klant. De medewerker zet zich in om organisatiedoelstellingen te verwezenlijken, maar heeft daarnaast ook individuele doelstellingen en ambities op het terrein van persoonlijke ontwikkeling, arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden. Mensen zijn er voor de organisatie, maar de organisatie is er ook voor ‘haar’ mensen.

In onderstaande figuur zijn deze perspectieven afgebeeld. In de bovenste rij zien we het medewerkerperspectief. De medewerker ‘vraagt’ een zekere competentieontwikkeling. In de tweede en derde rij zien we het organisatie perspectief: een proces ‘vraagt’ een om competenties. We zien dat de aanbodzijde –personeelsmanagement in enge zin– op meerdere manieren kan reageren: door ontwikkeling eigen personeel, door werving en selectie van nieuw personeel en tenslotte door inhuur van extern personeel.

De doelstellingen van het proces personeelsmanagement bestaan uit een mix van beide perspectieven:

• optimaal benutten/inzetten van kennis en vaardigheden medewerkers
• optimale ontwikkeling van kennis en vaardigheden individuele medewerker
• hoge productiviteit
• grote betrokkenheid
• efficiënte werkwijze
• laag ziekteverzuim
• weinig verloop
• tevreden medewerkers.

We hanteren in de procesbeschrijving de volgende definities:

• Personeelsmanagement in ruime zin, is hetzelfde als human resource management, competentiemanagement, human talent management.
• Competenties is het geheel van kennis en vaardigheden. Kennis gaat over kennen, vaardigheden over kunnen.
• Betrokkenheid heeft met houding te maken (willen). Houding en inzet zijn cultuurelementen.

We zullen op dit punt niet verder inhoudelijk op het management–aspect ‘mensen’ of ‘personeel’ ingaan. Hiervoor verwijzen we naar mensen. Daar zullen we uitgebreid ingaan op Investors in People (IiP). IiP omvat de gehele managementbouwsteen ‘mensen’. Het is een referentiemodel voor zowel strategisch, tactisch, operationeel niveau, als wel voor de medewerker zelf. IiP is te beschouwen als een specialisatie van INK op het gebied medewerkers.

We onderscheiden de volgende functies binnen personeelsmanagement:

Deze functies zijn te verdelen in strategische, tactische en operationele activiteiten.

We zullen de functies hierna toelichten. Merk op dat de strategische en tactische besturing van het personeelsmanagement onderdeel vormt van de strategische en tactische besturingsprocessen in tak 1 en tak 2.

S T R A T E  G I S C H   P E R S O N E E L S M A N A G E M E N T
1. BESTUREN: Bepalen strategie personele voorzieningen
1.1 Actualiseren strategische analyse personeel
1.1.1 Actualiseren personeelsbeleid

• Op basis van:
  • managementinformatie sollicitanten, werving, personeelsverloop, medewerkerstevredenheid.
  • bedrijfsplan gewenste cultuur en voorgenomen acties naar aanleiding van het onderzoek klant– en medewerkstevredenheid
  • nieuwe wet en regelgeving
• Beleidsscenario’s zeggen iets over vraag en aanbod van kennis (kwantitatief en kwalitatief), werving en selectie, loopbaanpaden, competentiemanagement (incl. competentieprofielen), inhuur en uitstroom, en de behoefte aan Human resource instrumentarium.

1.1.2 Prognosticeren personeelsbehoefte

• In– en uitstroomberekeningen

1.2 Strategisch besturen personeel

• PDCA Personeelsbeleidsplan (incl. Arbo–beleidsplan)

T A C T I S C H   P E R S O N E E L S M A N A G E M E N T
2. VOORBEREIDEN: Ontwikkelen & plannen personele voorzieningen
2.1 Actualiseren tactische analyse personeel

• Personeelsplanning (capaciteits– en competentieplanning)
• Kaderstelling eigen personeel en inhuur , Roosterplanning
  • Op basis van de vraag naar Human resources (kwalitatief en kwantitatief) en het overzicht van beschikbare competenties (resourceplan rapportage per ‘vragend’ proces) wordt het meerjarenpersoneelsplan geactualiseerd.
  • Het meerjarenpersoneelsplan geeft kaders voor ontwikkelen van personeel, werving en inhuur. Hier worden loopbaanpaden geformuleerd (bijvoorbeeld MD/TD beleid).
  • In dit proces wordt tevens aan Inkoopmanagement gerapporteerd over de performances van de leveranciers van personeelsmanagement. De gegevens hiervoor komen uit de Resourceplan rapportages per afdeling.

2.2 Tactisch besturen personeel

• PDCA Meerjarenpersoneelsplan

2.3 Ontwikkelen personele voorzieningen
2.3.1 Vastleggen organieke structuur (hiërarchie)

• Huidige structuur, historische, toekomstige en tijdelijke structuren zoals projectorganisaties en extern gefinancierde zaken.

2.3.2  Vastleggen functie structuur

• Definiëren functies, functiewaardering, ontwikkelen arbeidsvoorwaarden en beloningssystematiek

2.3.3  Vastleggen, plannen personele structuur (formatieplanning)

• Rapportages, relateren aan budgetten, formatieplan opstellen op basis van beleidsplan, begroting, wijzigingsvoorstellen, mutaties, etc.

2.3.4 Ontwikkelen personeels (HR)instrumenten

• Bijvoorbeeld tools op het gebied van arbeidsvoorwaarden,Arbo, ziekteverzuim Onder personeelsinstrumenten vallen tools op het gebied van arbeidsvoorwaarden (flexibel), wetgeving (statisch) en Arbo/ Ziekteverzuim, die bijdragen aan het efficiënt verlopen van de operationele personeelsmanagementprocessen.

4. O N D E R S T E U N E N
4.1 Mensen – Operationeel Personeelsmanagement
4.0 Aanvraag personeel

• Aanvraag (bestelling) personeel door proces.

4.1.1 Werving en selectie (instroom)

• Werving en selectie heeft betrekking op inhuur en eigen personeel. Vanuit Inkoopmanagement zijn de raamcontracten het kader voor inhuur van medewerkers. De inzetplanning, de competentieprofielen vormen de input voor dit proces. Output van dit deelproces is ingewerkte medewerkers, een aangepast overzicht van de beschikbare competenties en uitstroomkandidaten. Werving & Selectie loopt dus tot het moment dat de medewerker ingewerkt is.

4.1.1.1 Beoordelen formatieve ruimte
4.1.1.2 Aanvragen, uitgifte vacature

• Workflow vacature, verzoekbrief, raadplegen bestaande vacatures, opstellen vacaturetekst, bespreken–, vastleggen vacature, registratie loopbaanwensen (plaatsingsadvies, reïntegratie, stage)

4.1.1.3 Selecteren

• Ondersteunen selectieproces, matching criteria e.d., registratie sollicitanten), Matching afgewezen sollicitanten andere functies, stagiares, open sollicitaties. Alle brieven, dossiers etc. Melden screening, medische keuring

4.1.1.4 Aanstellen (regulier, stage, externe inhuur), bepalen arbeidsvoorwaarden

• Stamgegevens, ambtsjubiliea, wervingsregistratie
• Samenstellen Personeelsdossier, opnemen salarissysteem
• Bekijken mogelijke stageplaatsen, registratie stagiares, workflow, brieven etc.

4.1.1.5 Verstrekken/inleveren legitimatiebewijzen, vervoersbewijzen, kleding,

            gereedschap.

4.1.2 Ontwikkelen personeel (loopbaan, opleiding)

• Input voor de Ontwikkeling van personeel is onder andere het Bedrijfsplan, het Tactisch resourceplan, de inzetplanning, competentieprofielen, loopbaanpaden en de persoonlijke ontwikkelplannen. Dit proces leidt tot een aangepast overzicht van beschikbare competenties, een ontwikkelde medewerker en eventueel tot een uitstroomkandidaat.
• Melden, vastleggen, overzichten vorige functionerings– beoordelingsgesprekken, POP, tests, loopbaanadviezen, overzichten ziektegegevens, UWV–trajecten (arbeidsintegratieplan), opmaken formulieren, POP, plannen testen

4.1.3 Opleiding (doorstroom)

• Inwerken, Individuele opleidingadministratie, opleiding planning, registreren resultaten, studiekosten. Inplannen en registreren verplichte cursussen, goedkeuren

4.1.4 Verlof (doorstroom)

• Zwangerschapsverlof, Ouderschapsverlof, Buitengewoon verlof, Partieel uittreden toekennen, berekenen/verwerken in planning

4.1.5 Ziekte (doorstroom)

• Stappenplan Wet poortwachter, Registratieziekte gegevens, Arbo–dienst inzage in P–gegevens, Registratie Contacten, meldingen, formulieren, probleemanalyse, SMO, Plan van Aanpak, contacten, WAO aanvraag, uitspraak UWV, Functioneel ontslag aanvragen

4.1.6 Inzetplanning (doorstroom)

• Dit proces heeft tot doel een haalbare operationele planning op te leveren, die input is voor het Werving– en selectieproces en het proces Ontwikkelen personeel. De inzetplanning bevat analyses en acties ten aanzien van in–, door– en uitstroom. Input voor dit proces zijn de Human resource aanvragen van de gehele organisatie. Opstellen (4weeks) actieplan, opstellen perioderooster (confrontatie), Vererken verstoringen

4.1.7 Tijdschrijven (doorstroom)

• Urenverantwoording medewerker, Fiatteren chef, Budgetteren (verwerken variabele vergoedingen (inconveniënten en overwerk)

4.1.8 Beëindigen arbeidsrelatie (uitstroom)

• De trigger voor het proces Uitstroom kan komen van Inzetplanning (teveel medewerkers) , Werving & Selectie (afwijzing van sollicitant of inhuurmedewerker), Ontwikkelen personeel (competenties niet voldoende voor functie) en/ of Personeelszorg (niet integreerbare medewerker). Bij Uitstroom ligt de aandacht voornamelijk op Exit gesprekken. De Exit verslagen kunnen gebruikt worden om Human resource processen te verbeteren.
  Workflow ontslag (eigen verzoek, ongeschiktheid, pensioen, overlijden, einde stage, uitzendperiode), outplacement, inleveren middelen, melding aan planning

4.1.9 Wijzigingen, uitvoeren bezwarenregeling, verwerken besluiten

• Wijzigen adresgegevens, gezinsomstandigheden, Bank–post, nevenwerkzaamheden, aanstelling, verplaatsing, vergoedingen toeslagen, jubileum, detachering, bevordering, dienstongeval, straffen
• Workflow: Opstellen bezwaarschrift
• Workflow opstellen verzoek (voor verlof, gratificaties) en toetsten
• Juridische zaken, Adviezen arbeidsrecht, Sociale zekerheidswetgeving

4.1.10 Salarisverwerking

• Uitvoering rechtspositieregelingen, arbeidsvoorwaarden en salarisbetaling

4.1.11 Personeelszorg

• De Arbo–wet, het onderzoek medewerkerstevredenheid, de Risico–inventarisatie en –evaluatie (RI/E), het Arbobeleidsplan en de (zieke) medewerkers vormen de input voor dit proces. Onder personeelszorg valt o.a. te denken aan ziekteverzuimbegeleiding, werkplekonderzoek en reïntegratie. Het resultaat van dit proces is een gezonde en veilige werkomgeving en gereïntegreerde medewerkers
• Arbo: veiligheid, gezondheid en welzijn medewerkers, werkplekonderzoek
• Medezeggenschap, ondernemingsraden
• Bedrijfsmaatschappelijk werk

V O R I G E

V O L G E N D E