De kern van procesmanagement is het sturen op resultaten.
Een proces moet daarom exact inzicht geven in de vraag wie
verantwoordelijk is voor welk resultaat en wie welke
activiteiten verricht bij de totstandkoming en het gebruik
van het resultaat.
Voor de beschrijving van deze taken,
bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TVB’s) vormt de
RACI–methode een algemeen geaccepteerd uitgangspunt.
Uitvoeren (Responsible)
Wie doet het werk? Wie is inhoudelijk en kwalitatief verantwoordelijk voor het resultaat, conform gestelde eisen. De kernvraag bij uitvoerende rollen is dus wie produceert wat (resultaat) met welke voorzieningen (middelen). Wie repareert de auto, wie stelt het document op? In het bijzonder voor de uitvoerende rollen geldt dat men het vakmanschap niet moet gaan beschrijven in procedures. Men moet het hoe van activiteiten alleen beschrijven als het echt nodig of kritisch is (bijvoorbeeld procedures in laboratorium).
Archiveren (Responsible)
Wat moet er met het resultaat gebeuren? Wie moet het resultaat (document) gedurende een voorgeschreven periode bewaren, beschikbaar houden en wijzigingen doorvoeren. Uit deze vragen blijkt dat archiveren eigenlijk een uitvoerende rol is. De rol Archiveren wordt veelal onderscheiden in (AO-)omgevingen waar traceerbaarheid en bewijsbaarheid van belang is.
Beoordelen (Consulted)
Hoe verloopt de review? Wie checkt het resultaat inhoudelijk alvorens het wordt gebruikt? Wie controleert/beoordeelt -voor afronding- het resultaat inhoudelijk en kwalitatief. Het controleren/ beoordelen geschiedt bij voorkeur 2-richting door vertegenwoordiger(s) uit het voorgaande en volgende proces(stap) alsmede door degene uit het proces die het resultaat heeft ‘gerealiseerd’ (uitvoeren). Consulteren is belangrijk wanneer een resultaat brede acceptatie behoeft of wanneer een specialist de inhoud moet beoordelen. De kernvraag is afgeleid van ‘consulted’ in de Engelse betekenis: wie controleert of beoordeeld welk resultaat? Voldoet het resultaat aan gestelde kwaliteitscriteria (PI's, maatstaven)?
Informeren (Informed)
Wie wordt geïnformeerd? Wie moet -na afronding- geïnformeerd worden over het eindresultaat? (1-richting). Wie moet er op basis van het resultaat handelen? De rol in een volgend of ander proces, die op de hoogte moet zijn van het resultaat i.c. actie moet nemen op het gerealiseerde resultaat. Dit is veelal het proces dat de ‘ontvanger’ is van het resultaat.
Goedkeuren (Accountable)
Wie is eindverantwoordelijk? (slechts 1) Wie geeft het resultaat voor gebruik vrij? Wie is bevoegd het resultaat te autoriseren/goed te keuren door vast te stellen of (a) aan doelstelling is voldaan en (b) overeenkomstig procesgang gehandeld is. De goedkeurder ziet er op toe dat eventuele beoordelingsresultaten adequaat zijn verwerkt. De goedkeurder bepaalt uiteindelijk welke rollen betrokken zijn bij het ‘Uitvoeren en Beoordelen/Controleren’. Deze kernvragen zijn gesteld vanuit de leveranciersrol. Daarbij wordt ‘goedkeuren’ gebruikt voor de rol die het deelresultaat van een subproces vrijgeeft. De rol wordt proceseigenaar genoemd indien het gaat om resultaatverantwoordelijkheid voor gehele processen. We gaan hier zodadelijk op in.
Relatie met functiescheiding
In de administratieve organisatie (AO) binnen de financiële wereld wordt vaak functiescheiding toegepast. Deze ‘controletechnische functiescheiding en bevoegdhedenregeling’ zoals de officiële term luidt, is niets meer dan een specifiekere verdeling van TVB’s die we hierboven hebben behandeld.
Functiescheiding TVB’s
- Uitvoeren Uitvoeren
- Registreren Archiveren (uitvoeren)
- Bewaren Archiveren (uitvoeren)
- Controleren Beoordelen
- Beschikken Goedkeuren
RACI of RASCI?
Er zijn twee methoden in omloop, waarbij de rollen Informed en Consulted hetzelfde betekenen. De RASCI-methode hanteert een extra rol Supportive.
RASCI RACI
Supportive = Responsible
Responsible & Accountable = Accountable
In de vorige drukken van The Art of Management hebben we RASCI gehanteerd. In praktijk bleek met name de rol Supportive dit voor veel verwarring te zorgen. RACI is eenvoudiger en sluit bovendien goed aan bij bestaande methoden als UBGI (belastingdienst) en OMP/SqEME (politie) (zie onderstaande figuur).
